Workshop- Vorbereitungen bei mir sehen so aus:
Nach den Vorgesprächen mit den Kund:innen weiß ich in der Regel, was inhaltlich gewünscht ist, bzw. was das Ziel des Workshops sein soll. Auch wenn die wenigsten konkrete Vorstellungen von einem Lernziel haben, kann (und muss) ich nach ein paar Vorgesprächen ermitteln, was erreicht werden kann.
Das Lernziel steht für mich an oberster Stelle, was die Prioritäten betrifft.
An dem Lernziel orientiere ich mich für meine gesamte Planung.
In meiner Praxis sind Tages-Workshops die Regel.
Manchmal sind auch nur halbe Tage gewünscht, aber meistens sprechen wir einen Ganztagesworkshop ab.
Für mich ist die Stimmung des Teams entscheidend, um einen erfolgreichen Workshop zu gestalten. Das betrifft sowohl die grundlegende Stimmung, die ein Team schon vorab prägt (das bekomme ich im Vorgespräch meistens schon raus, bzw. in den ersten Minuten vor dem Workshop, wenn alle ankommen. Ich erlebte mal ein Team, welches sich bereits in den ersten 30 Minuten so scharf beschoss - mit Worten natürlich - das schnell klar war, wo das Team seine Herausforderungen hat.) Die Stimmung gestalte ich maßgeblich durch die folgenden Parameter mit:
- Der Raum wirkt als 3. Pädagoge (übrigens, ich bin 1x Pädagoge, das Team selbst ist auch 1x Pädagoge 😉 - weißt du, inwiefern?): Je schöner, freundlicher, positiver, heller ein Raum ist, desto besser ist die Stimmung. Falls der Raum schon von Haus aus dunkel ist, kann ich ihn durch Deko (z.B. #Facilitape) beeinflussen.
- Meine Stimmung: Wie es in den Wald hinein ruft, so schallt es auch zurück. Das Sprichwort trifft hier gut zu, finde ich. So wie ich den Teilnehmenden begegne, so entwickelt sich die Stimmung. Um meine Stimmung zu beeinflussen, bin ich frühzeitig im Raum und atme ihn ein und stimme mich ggf. auch mit Musik ein.
- Die ersten Methoden: Egal, wie wenig Zeit ich vermeintlich habe, die ersten Methoden entscheiden über den gesamten Erfolg des Workshops. Check Ins, Stimmungsbarometer oder Erwartungsabfragen zB. mögen zeitraubend wirken, sind aber essenziell.
Meine Vorbereitung gilt hier übrigens vor allem der Stimmung, es geht dabei weniger um Inhalte.
Die nächsten Überlegungen, die ich mache, beziehen sich dann auf die konkrete Arbeit am Thema.
Für mich gilt dabei: weniger ist mehr. Denn, wenn das Team Zeit bekommt, sich auch informell auszutauschen und endlich mal ohne straffe Agenda und to do's für interdisziplinäres oder zwischenmenschliches Zeit hat, wirkt das oft Wunder auf den Prozess.
Meine Methoden, die ich favorisiere sind vor allem geprägt durch
- Eigenverantwortung
- Beteiligung
- Interaktion
Je mehr das Team aktiv mit gestaltet, umso tragfähiger und nachhaltiger sind die Lösungen.
Für die Nachhaltigkeit und das Commitment muss am Ende eines Workshops auch ein Ergebnis festgehalten werden. Dieses ist wichtig, um alle Teilnehmenden mit einem Gefühl von "wir haben etwas erarbeitet / erreicht / gelöst" zurück zu lassen. Das sollte übrigens nicht von mir, sondern von der Gruppe selbst dokumentiert werden.
Als Check Out eignen sich Formate, die kurz und prägnant ein Stimmungsbild zeichnen, aber auch nochmal jedem die Chance bieten, sich selbst zu einem to do zu verpflichten. „Ich möchte in den kommenden 3 Wochen…“ - diese Verpflichtung unterstützt beim Transfer in die Praxis. Ggf. ergänzt auch jede:r, wen er:sie sich als Unterstützung dazu holen will.
Der erste Eindruck ist entscheidend, der letzte bleibt. Dieses Sprichwort ist wichtig, damit du - auch wenn super wenig Zeit am Ende eines Workshops bleibt und alle schon sehr müde scheinen - nicht vergisst, ein kleines Check Out einzuplanen. Die Stimmung wird sich wesentlich verändern danach.
Und vergiß Happy Sheets! Niemand gibt sich beim Ausfüllen dieser langweiligen Fragebögen Mühe, alle wollen nach Hause und dein Gefühl, wie es gelaufen ist, trügt sicher nicht. Dazu brauchst du keinen anonymen Fragebogen.
Plane lieber ein Flipchart ein, welches am Ausgang des Raumes steht, und mit einer Skala versehen ist. Eine Frage wie: „würdest du diesen Workshop wieder besuchen?“ oder „Würdest du diesen Workshop weiterempfehlen?“ (1 - 10) sagt viel mehr aus, als du denkst.
Apropos Flipcharts: Je nachdem, wie kreativ du bist und wie stark du diese gestaltest, empfehle ich dir, sie vorzubereiten. Wenigstens ein paar. Es erspart dir morgens Zeit und du hast mehr Ruhe, um den Raum zu atmen (siehe oben). Und ich habe schon zu oft erlebt, dass unvorhergesehenes passiert! (Der Raum ist voller Papp- Müll oder niemand schließt dir den Raum überhaupt auf - alles erlebt!)
Apropos Raum: eine ziemlich gute Empfehlung habe ich selbst kürzlich in einem Workshop bekommen. Schicke vorab an die Veranstalter:innen eine Skizze, wie du den Raum vorbereitet haben möchtest! Das, was ich unter einer guten Vorbereitung verstehe, muss beim Anderen nämlich nicht genauso verstanden werden. Male genau auf, wie du die Stühle gestellt haben willst wie viele Flipcharts oder Stellwände du brauchst, und wo sie stehen sollen. So kannst du sicher sein, dass alles gut vorbereitet ist. Lass dir auch gern Fotos vom Raum schicken, wenn du vorher noch nicht da warst! Dann bleiben ganz böse Überraschungen aus. Wie oft schon habe ich erlebt, dass Tische nicht verschiebbar waren, weil sie mit Kabeln und Gedöns verbunden sind? Oder eine Kollegin erlebte gerade einen Raum, der so gar nicht zum Workshop- Thema passte: GFK (kennst du, oder?) in einem PC- Labor! Alle Teilnehmenden an Computern! Schlimm. Wie willst du da richtig arbeiten? Interaktiv?
Insgesamt stecke ich in die Vorbereitung von Workshops ziemlich viel Zeit, die man als Teilnehmende:r vielleicht während des Workshops gar nicht wahrnimmt. Aber je besser du vorbereitet bist, desto entspannter verläuft dein Workshop und desto besser kannst du auf alle eingehen und auch Zeichen zwischen den Zeilen erkennen.
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